組織としてリモートワークを導入する際の課題点



リモートワークについて最近語っておりますが

ここに対して導入を検討したい。

やってみたいけど

どうすれば良いかわからないって企業もたくさんあります。



本当に便利ですからね。

パソコン、スマホあればどこでも仕事できますから。

会議や打ち合わせはもちろん、営業等にも使えますから。



ただもちろん先方もリモートツールに対しての知見があればの話です。

なにそれ・・・

苦手だから直接がいいとかって

アナログ派だったらこっちが使いたくても使えないケースもあるわけですから。



なんでリモート推奨派の僕はこうやって発信を続けるわけです(笑)

日本は本当に変化を嫌う文化と言いますか、

保守派というか。



はい、ちょっと話はずれましたが

企業として取り入れたい。

組織やチームとして使う、

って場合に少し準備しないといけないものがあります。



機材・・・これは特にいりません。

スマホ、パソコン、タブレットあれば大丈夫です。

恐らくこれは持ってらっしゃるかなと。


で、あとはヘッドセットですがこれも

iphoneのイヤホンで十分使えます。

僕の場合はMacBookがあるので静かな部屋でパソコンのマイク、スピーカーで

十分使えます。


カフェや外でやる場合はやはりヘッドセットは必須ですね。



あとはzoomだったらアカウント登録と、アプリのDLくらいかな。


特に大変な作業は一切ありません。

お金も特にかかることもないので。


zoomは基本機能は無料でして、無料プランでも十分です。

有料プランとかについての詳しい説明はまた別記事で。



はい、では実際に使っていくわけですが


・リモート会議システム(zoomなど)

・メッセンジャー (LINE、SLACK、チャットワークなど)


この二つを使って仕事のやりとりをしていきます。

単純作業の指示はメッセンジャーで(書類作成など)

打ち合わせ等会話が必要なものはweb会議システムを活用しましょう。


仕事面でのリモートワークでのメリットとして

・基本メッセンジャーでのやり取りなので会話が全て残る

・余計な会話をしない

・web会議は録画がワンクリックでできるので議事録等

とる場合として便利に使える


など生産性が上がりやすくなります。



業務管理をしづらいのでは?というお声もありますが

全て記録として残るので逆に管理しやすい場面もあります。


ただ、

経過重視ではなく

結果重視の色がより濃くなるので

頑張ってるとか頑張ってないとかは評価されにくくなるので

勤続年数や勤務態度などの経過重視の評価制度から

完全実力主義の評価制度に変えざるを得ない形になるんではないかと。


要はよりはっきり数字が見え、

それ以外のものは見えにくくなります。

なので結果主義ですね。


まさにデジタル化の骨頂だと思います。



で、そのデジタル化が結構重要なポイントになります。


例えばですが書類作成を紙媒体中心に取り扱っている会社であれば

リモートワークは不向きになります。

書類を作って印刷して製本してってなると

作ったと直接渡すor郵送って形になれば当然出社してる方が都合がいいわけです。

ですので

リモート化する際はPDF(データ化)することが前提となっております。


中途半端にデジタル化するんじゃなくてデジタル化できるものは

全てしていかないと本来の力を発揮することはできません。


例えばハンコなんかもそう。

上司のハンコがないと書類を通せません。

ってなったら結局遠隔でできません。


なので印鑑今は電子化されているものがあるので

それらを導入することが大事です。



リモートでなくとも電子承認を取り入れれば、

上司が出張で会社にいない状況でも

スムーズに仕事を進めることにつながるわけです。


上司が不在だから仕事が進まない・・・

なんて理由だけで仕事が遅れるのはかなり非効率ですから。


書類→PDF

印鑑→電子印鑑

契約書→クラウドサイン

書類棚→クラウド管理(ドロップボックスなど)


こういったものを導入すると一気にリモート化が楽になります。

業務も問題なく進めることができ、かなりの効率化に繋がります。

ちなみにうちの会社は全てデジタル化してますね。



人数も少ないですがそれなりの業務量はこなせます。

デジタル化=効率化ですから。



なのでリモート導入を取り入れる際は

思い切って今まで紙媒体でやっていたものを

デジタル化することをお勧めします。


ペーパーレス化することによって

経費削減にも繋がります。



それこそ昔から紙を使う機会が多いわけですから

最初は少々抵抗があるかもしれませんが

これは慣れの問題です。


使っていれば慣れてきて、

使い勝手は良いですから便利です。



重たくて分厚い資料持つ必要もありません。


そもそもリモートがもっと浸透すれば

資料をカバンに詰めて持っていくどころか、

資料も持たず、移動もせずに打ち合わせや営業が

できるんです。



日本の普及率はまだ15%にも満たないほど。

海外だと国によっては80%超えているところもあるほどです。



コロナの影響もあって注目されている分、徐々に浸透はされていってます。

浸透された頃に焦ってどうやって使うのこれ・・・

ってならないように今の間に知識を入れておきましょう〜!!!




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